Onko aika sinulle renki vai isäntä? Tätä pohdin usein omalla kohdallani. Vaikka jaksamisesta puhutaan nykyään yhä enemmän, tuntuu etenkin yrittäjyyteen liittyvän edelleen vahva ylisuorittamisen ihanne. Mitä enemmän teet, sitä enemmän olet. 

Useat yritykset ja erehdykset ovat kuitenkin opettaneet sen, että tässä yhtälössä enemmän ei aina olekaan enemmän. Kokemukseni perusteella fiksuinta ajankäyttöä on se, kun tiedät mitä sinun milläkin hetkellä kannattaa tehdä ja keskityt täysin sen tekemiseen. Päivissä on sopivasti tekemistä mutta myös riittävästi väljyyttä. Tekemisessä on aina rauhaa, eikä mieleen juolahda jatkuvasti tekemättömien asioiden lista. Jos aika tuntuu toisinaan olevan kuin villihevonen, jota ei voi kesyttää ja päivät karkaavat käsistä, lue ihmeessä eteenpäin. Seuraavaksi jaan sinulle 10 askelta, joilla selkeytät ajankäyttöäsi ja jaksat paremmin.

1. Ymmärrä ajankäyttöäsi

Ensimmäinen askel fiksumpaan ajankäyttöön on ehdottomasti se, että oivallat mihin aikasi oikeastaan kuluu. Paljonko käytät aikaasi varsinaiseen työntekoon, paljonko sitä kuluu ylimääräiseen puuhailuun. Maltatko tehdä yhden asian loppuun ennen kuin aloitat toista? 

 Älypuhelin lienee yksi suurimpia nykyajan häiriötekijöitä ja tartumme siihen huomaamattamme. Esimerkiksi puhelimen liiallinen selailu ei kuluta vain aikaamme, vaan se kuluttaa myös meitä. Se katkaisee keskittymisemme, saa ajatuksemme harhailemaan varsinaisesta asiasta ja tarjoaa aivoillemme ylimääräistä ärsykettä, joka kuluttaa energiaamme aivan turhaan. 

 Kun keskityt varsinaiseen työntekoon, kannattaa kännykkä asettaa äänettömälle. Toisaalta sen voi myös laittaa oman käden ulottumattomiin, jolloin siihen ei tule tartuttua hetken mielikohteesta. Pyri tiedostamaan milloin mielesi tekee tarttua puhelimeen tai muuhun ylimääräiseen puuhaan.

2. Realistisuus suunnittelussa

Suunnittelu ja kokonaiskuvan hahmottaminen on ajanhallinnan keskiössä. Jotta voit suunnitella realistisesti tekemisiäni etukäteen, on olennaista ymmärtää paljonko kunkin tehtävän suorittaminen vie sinulta aikaa. Moni meistä saattaa olla turhan optimistinen juuri tässä asiassa. Tämä johtuu yleensä siitä, että meillä ei ole konkreettista tietoa siitä, kauanko kukin tehtävä vie aikaa. Annamme flown viedä meidän ja unohdamme ajan ja paikan. 

 Niin tylsältä kuin se saattaa kuulostaa, helpoin konsti on yksinkertaisesti ottaa kellosta aikaa, jotta saat asiasta varman tiedon. Usein on viisasta varata tehtävälle hieman lisäaikaa. Tällöin sen voi suorittaa kaikessa rauhassa ja aikaa on myös siltä varalta, että jotakin menee pieleen. Kello on hyvä apuväline, mutta sen kanssa ei kannata lähteä kilpasille.

3. 3 asian sääntö

Yksi suurimmista kompastuskivistä ajanhallinnassa on se, että yhteen päivään yritetään mahduttaa liian monta tehtävää. Päivästä tulee hengästyttävä suoritus ja usein maaliviiva jää tämän vuoksi ylittämättä. Päivästä jää päällimmäisenä mieleen epäonnistuminen; en taaskaan ehtinyt tehdä kaikkea. 

 Jos ajanhallintaan perehtyy enemmän, voi huomata että yksi neuvo toistuu lähes poikkeuksetta. Yhteen päivään ei kannata missään nimessä suunnitella etukäteen enempää kuin kolme asiaa. Näiden kolmen asian rinnalla voi olla niin sanottu yleinen tehtävälista, josta voi poimia sopivia lisätehtäviä suoritettavaksi, mikäli se on ajallisesti järkevää. Tällöin päivä ei tunnu sillisalaatilta, vaan huomattavasti eheämmältä kokonaisuudelta. Tällä systeemillä ne “epäonnistumisetkin” vähenevät, päivässä ehtikin enemmän kuin mitä alun perin oli suunnitellut!

Olen ladannut Unelmaholvin ajanhallinnan osioon päivyrisivun, jonka avulla voit harjoitella tätä menetelmää. 

4. Priorisoi

Fiksussa ajanhallinnassa ei ole kysymys siitä, että ehdit tekemään yhden päivän aikana mahdollisimman monta asiaa. On tärkeää, että ymmärrät mitkä kunkin päivän tehtävistä ovat tärkeysjärjestyksessä ensimmäisenä ja mitkä voivat odottaa. 

Usein tärkeät, akuutit asiat liittyvät hallinnollisiin tehtäviin, sähköposteihin ja asiakasviestintään, jotka eivät ole sitä tuottavaa, luovaa työaikaa. Monelle luovan alan ihmiselle nämä ovat pakkopullaa, joskin juuri niitä tärkeitä ja kiireellisiä asioita. Tällaisia tehtäviä siirtelee mielellään, sillä muuta mukavampaakin puuhaa olisi tarjolla. Suosittelen kokeilemaan sitä, että pakolliset ja kiireelliset asiat tehdään alta pois ensimmäisenä. Tällöin luovalle tekemiselle jää aivan toisenlainen vapaus.

5. Tee päivästäsi eheä

Sillisalaattipäivät ovat äärimmäisen kuormittavia. Yhteen päivään ei siksi kannata yrittää mahduttaa kirjanpitoa, luovaa työtä ja suunnittelua. Käytännössä hyödyllisintä on, jos voit käyttää suurimman osan päivästä keskittymällä pääsääntöisesti yhteen asiaan. 

Päivän voi myös jakaa esimerkiksi kahteen osaan. Asian vaihtaminen tunnin välein ei kuitenkaan kannata. Voit niputtaa samankaltaiset tehtävät ja tehdä ne yhdellä kertaa. Tämä vähentää huomattavasti tarvetta poukkoilla asiasta toiseen. Tällöin esimerkiksi suurin osa päivästä voidaan käyttää yhteen asiaan ja esimerkiksi kaksi tuntia toimistotöihin, jolloin käydään kerralla läpi sähköpostit ja muut vastaavat työtehtävät. 

Tällaisten päivien jälkeen sinun on myös huomattavasti helpompaa hahmottaa, mitkä projektit edistyivät ja mitä sinun tulee tehdä seuraavaksi.

6. Joustoa aikatauluihin

Mikään ei tukehduta luovuutta ja vie työn iloa niin tehokkaasti kuin aikatauluahdistus. Tästä syystä onkin tärkeää, että suunnitelmat ovat riittävän joustavia. Olennainen osa joustavuutta on myös se, että aikataulua pystytään muokkaamaan. Joskus on myös päiviä, että juuri ne työtehtävät eivät huvita eivätkä inspiroi. Tässä tapauksessa päivien sisältöjä voi esimerkiksi vaihtaa päikseen ja asiat tulevat silti hoidetuksi. 

 Törmään toisinaan itsekin siihen pulmaan, että suunnitelma osoittautuu jossain määrin epärealistiseksi. On kuitenkin tärkeää, että aikataulussa on kokonaisuudessaan joustovaraa, jotta sitä pystyy muokkaamaan. Jos huomaat, että tekemistä on yksinkertaisesti eikä aika riitä, pudota ylimääräiset asiat suosiolla pois. Voit lisätä ne ylimääräiseen tehtävälistasi jatkossa, jotta voit poimia ne sieltä myöhemmin. Tähän sopivan ilmaisen päivyripohjan löydät Unelmaholvin ajanhallinnan osiosta.

7. Anna itsellesi työrauha

Vaikka kello onkin hyvä renki, on se huono isäntä. Kehotan usein käyttämään kelloa apuvälineenä, mutta tämä sanonta kannattaa ehdottomasti pitää mielessä. Liika kellon tuijottaminen voi johtaa itse aiheutettuun kiireen tunteeseen. 

 Kellon avulla työpäivää voi rytmittää, mutta kello ei missään tapauksessa saa hallita tekemistä. Joskus kellon avulla voidaan tehdä rivakasti töitä ilman, että tehtävän suorittaminen menee vetkutteluksi. Toisinaan jokin työtehtävä saattaa vaatia suunniteltua enemmän aikaa, jotta sen voi tehdä riittävän hyvin. 

8. Tauko tuo tehoa

Vaikka kiire ja suorittaminen saattaisi siinä hetkessä jopa tuovan energiaa, on se todellisuudessa vain ja ainoastaan kuormittavaa, mikäli se ei pysy hallinnassa. 

Fiksuun ajankäyttöön kuuluu olennaisena osana se, että päivissä on aikaa myös hetkille, jotka aidosti palauttavat. Minulle tällaiset hetket ovat kävelylenkit, venyttely ja muut liikuntahetket sekä se, että vain on. Jos minusta tuntuu siltä, että keho on kuin lyijyä ja mieli on utuinen, otan suosiolla 10 minuutin torkut. Olen oppinut jo luottamaan siihen, että väkisin vääntämällä työ ei etene, mutta pienen levon jälkeen se sujuukin usein kevyesti ja ennätysajassa. 

 On syytä muistaa, että puhelisen selailu ei kuulu näihin hetkiin, sillä se poikkeuksetta vain kuormittaa meitä. Muista, että myös silmäsi tarvitsevat lepohetken. Palauttavia hetkiä ei myöskään kannata jättää vain työpäivän loppuun, vaan niitä olisi hyvä ripotella työtehtävien väliin pitkin päivää. Voin taata, että tällä on myönteinen vaikutus työtehoon ja yleiseen vireyteen. Kiire ei kuitenkaan ole aina syyllinen siihen, että väsymme. 

Toisinaan syypäänä voi nimittäin olla myös nimittäin flow-tila. Innostumme työstämme niin paljon, että se vie meidät mukanaan. Emme poistu työn ääreltä tuntikausiin, emme syö tai juo ennen kuin työ on valmis tai emme enää yksinkertaisesti jaksa työskennellä. Muistathan siis pitää huolen myös siitä, ettei liika into vie sinua mukanaan. Pomodoro-tekniikka on oiva vinkki tähän pulmaan, voit lukea siitä lisää tästä.

9. Auta itseäsi onnistumaan

Ajanhallinta vaatii opettelua ja sitä, että opit löytämään itsellesi parhaiten sopivimman rytmin ja sitä tukevat prosessit. Vaatii myös aikaa, että näistä prosesseista tulee rutiineja. Kaikki ei mene aina putkeen, ja aikataulut pettävät. Tuntuu ettei taaskaan saanut mitään aikaan ja tuohonkin meni liikaa aikaa. Älä kuitenkaan missään nimessä säti itseäsi siitä, ettei suunnitelma pitänytkään.  

Näissä tilanteissa on syytä ottaa “parhaan ystävän rooli” ja anta itsellesi lempeitä neuvoja. Käy läpi se, missä kohdassa aikataulu petti ja miksi. Jos esimerkiksi huomaat jonkin tehtävän vieneen aikaa odotettua enemmän, laita itsellesi muistiin paljonko aikaa sen suorittamiseen oikeasti käytit. Anna itsellesi neuvo, kuinka voisit onnistua ensi kerralla paremmin. Seuraavalla kerralla osaat aikatauluttaa saman asian huomattavasti realistisemmin. 

10. Tee korjausliike heti

Jos jokin asia on varma, niin se että aikataulut muuttuvat. Tulee päiviä, jolloin työpöydälle tai sähköpostiin ilmaantuu asioita, jotka eivät vain voi odottaa. Myös sairaspäiviä tulee kaikille silloin tällöin. Aikataulujen pettäminen hermostuttaa ja ahdistaa, mutta siihen löytyy yksi pätevä konsti – aikataulu korjataan heti kuin vain mahdollista. 

Isoilla aikataulumuutoksilla on yleensä mittavat seuraukset, jotka vaativat asioiden uudelleen järjestämistä. Isojen muutosten sattuessa onkin tärkeää, ettei asiaan jäädä vellomaan, vaan aikatauluongelmat korjataan mahdollisimman nopeasti. Jostain luovutaan, jotta tärkeimmät asiat tulevat tehdyksi. Tällöin voidaan varmistua siitä, ettei suuria katastrofeja pääse syntymään ja saat mielenrauhan tehdä työtäsi. Istu siis rauhassa alas, ja katso että saat aikatauluistasi jälleen toimivat.

Lopuksi

Oivallukset fiksusta ajanhallinnasta eivät synny hetkessä. Jokaisen päivä sisältöineen, tarpeineen ja tehtävineen on hyvin yksilöllinen. Tästä syystä omaa ajankäyttöä kannattaa aktiivisesti opiskella ja ajanhallintaa harjoitella systemaattisesti. Uuden kokeileminen ja oman rytmin löytäminen vie aikaa. Vaikka matka voi aluksi tuntia kovin vaivalloiselta, on se lopulta äärimmäisen palkitsevaa. 

Millaisia kokemuksia sinulla on ajanhallinnasta, tuntuuko se haasteelliselta vai onko homma hallussa? Mikäli tämä juttu herätti ajatuksia ja kysymyksiä, voit jakaa ne sivun alalaidassa olevassa kommenttiboksissa. Voit halutessasi lähettää myös viestin. Kaikki viestit otetaan avosylin vastaan ja käsitellään täysin luottamuksellisesti.

Ilmaiset ajanhallintaan liittyvät tehtävät ja lisämateriaalit löydät tuttuun tapaan Unelmaholvista.